Verwerkingsregister

Het verwerkingsregister is een register van alle verwerkingsactiviteiten. Het bevat informatie over de persoonsgegevens die een organisatie verwerkt. Het opstellen en bijhouden van een verwerkingsregister is onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vaak een verplichte maatregel. Of een organisatie verplicht is om een verwerkingsregister op te stellen hangt af van de grootte van de organisatie en het type persoonsgegevens dat de organisatie verwerkt. In de praktijk blijkt dat organisaties vrijwel altijd verplicht zijn om een verwerkingsregister op te stellen.

Verplichting verwerkingsregister

Meer dan 250 medewerkers

Wanneer een organisatie meer dan 250 medewerkers heeft, is het verplicht om een verwerkingsregister op te stellen en bij te houden.

Minder dan 250 medewerkers

Voor organisaties met minder dan 250 medewerkers is een verwerkingsregister verplicht als één of meer van de volgende situaties op de organisatie van toepassing is:

• De verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel. Vrijwel alle organisaties zijn verplicht om een verwerkingsregister op te stellen, want verwerkingen zijn bijna nooit incidenteel. Als een organisatie bijvoorbeeld de persoonsgegevens verwerkt van medewerkers, klanten of patiënten is dit structureel.
• De organisatie verwerkt persoonsgegevens die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen (degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt).
• De organisatie verwerkt bijzondere persoonsgegevens.

Inhoud verwerkingsregister

Een organisatie mag zelf weten hoe het een register opstelt. De AVG schrijft wel voor welke informatie er in het register moet staan. De inhoud hangt af van de rol die de organisatie heeft met betrekking tot verwerken; verwerkingsverantwoordelijke of verwerker.

Verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer de organisatie verwerkingsverantwoordelijke is, dan moet volgens de AVG de onderstaande informatie in het verwerkingsregister worden opgenomen:

• Naam en contactgegevens

Hieronder vallen de naam en contactgegevens van de organisatie (of de vertegenwoordiger daarvan) en eventueel naam en contactgegevens van 1) andere organisaties waarmee de organisatie gezamenlijk de doelen en middelen van de verwerking heeft vastgesteld, 2) de functionaris gegevensbescherming, als de organisatie die heeft aangesteld, 3) internationale organisaties waarmee de organisatie persoonsgegevens deelt.

• Doeleinden

In het verwerkingsregister staat ook waarom – met welk doel – een organisatie de persoonsgegevens verwerkt. Denk aan: het bezorgen van producten of werving en selectie van personeel. De Autoriteit Persoonsgegevens raadt aan om hierbij ook de grondslag te vermelden, voor elk van de verwerkingen. Dit is niet verplicht, maar het helpt organisaties om aan de verantwoordingsplicht te voldoen.

• Betrokkenen

Dit is een beschrijving van de categorieën van personen waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld klanten, prospects, medewerkers of patiënten.

• Persoonsgegevens

Een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens die de organisatie verwerkt. Denk hierbij aan NAW-gegevens, e-mailadressen, telefoonnummers of IP-adressen.

• Bewaartermijn

Organisaties mogen gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. In het verwerkingsregister wordt ook geregistreerd wanneer de organisatie de gegevens moet wissen (als dat bekend is).

• Ontvangers

Een beschrijving van de categorieën van ontvangers aan wie de organisatie persoonsgegevens verstrekt.

• Buiten EU

Als een organisatie persoonsgegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU, dan moet dit worden aangegeven in het verwerkingsregister.

• Beveiliging

Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. In het verwerkingsregister moet daarom een algemene beschrijving worden opgenomen van de technische en organisatorische maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

Verwerker

Verwerkt een organisatie persoonsgegevens in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke? Dan is de organisatie verwerker en moet de onderstaande informatie in het verwerkingsregister worden opgenomen:

• Naam en contactgegevens

Hieronder valt de naam en contactgegevens van de organisatie, of de vertegenwoordiger daarvan, of de verwerkingsverantwoordelijke. En eventueel de naam en contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming, als de organisatie die heeft aangesteld.

• Verwerkingen

Dit is een beschrijving van de categorieën van verwerkingen die de verwerker in opdracht van iedere verwerkingsverantwoordelijke uitvoert.

• Internationale doorgifte

Wanneer de verwerker persoonsgegevens deelt met internationale organisaties, dan moet dit in het register worden geregistreerd.

• Buiten EU

Indien de verwerker persoonsgegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU, dan moet dit worden aangegeven in het verwerkingsregister.

• Beveiliging

Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. In het verwerkingsregister moet daarom een algemene beschrijving worden opgenomen van de technische en organisatorische maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

Verantwoordingsplicht

De verantwoordingsplicht betekent dat een organisatie moet kunnen aantonen dat de verwerkingen van persoonsgegevens aan de regels van de AVG voldoen. Het verwerkingsregister is onderdeel van deze verantwoordingsplicht. Als de Autoriteit Persoonsgegevens daar om vraagt, moet een organisatie het verwerkingsregister kunnen verstrekken. De Autoriteit Persoonsgegevens kan een boete opleggen wanneer een organisatie geen verwerkingsregister heeft of wanneer deze niet aan de vormvereisten voldoet.