Verwerkingsregister

 

Het verwerkingsregister is een register van alle verwerkingsactiviteiten. Het bevat informatie over de persoonsgegevens die een organisatie verwerkt. Het opstellen en bijhouden van een verwerkingsregister is onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vaak een verplichte maatregel. Of een organisatie verplicht is om een verwerkingsregister op te stellen hangt af van de grootte van de organisatie en het type persoonsgegevens dat de organisatie verwerkt. In de praktijk blijkt dat organisaties vrijwel altijd verplicht zijn om een verwerkingsregister op te stellen.

 

Verplichting verwerkingsregister

Meer dan 250 medewerkers

Wanneer een organisatie meer dan 250 medewerkers heeft, is het verplicht om een verwerkingsregister op te stellen en bij te houden.

 

Minder dan 250 medewerkers

Voor organisaties met minder dan 250 medewerkers is een verwerkingsregister verplicht als één of meer van de volgende situaties op de organisatie van toepassing is:

  • De verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel. Vrijwel alle organisaties zijn verplicht om een verwerkingsregister op te stellen, want verwerkingen zijn bijna nooit incidenteel. Als een organisatie bijvoorbeeld de persoonsgegevens verwerkt van medewerkers, klanten of patiënten is dit structureel.
  • De organisatie verwerkt persoonsgegevens die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen (degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt).
  • De organisatie verwerkt bijzondere persoonsgegevens.

Hulp bij het verwerkingsregister?

Privacy Zeker helpt ondernemers met tools, registers, documenten en begeleiding zodat zij kunnen voldoen aan de AVG. Eenvoudig en betaalbaar.

 

 

Inhoud verwerkingsregister

Een organisatie mag zelf weten hoe het een register opstelt. De AVG schrijft wel voor welke informatie er in het register moet staan. De inhoud hangt af van de rol die de organisatie heeft met betrekking tot verwerken; verwerkingsverantwoordelijke of verwerker.

 

Verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer de organisatie verwerkingsverantwoordelijke is, dan moet volgens de AVG de onderstaande informatie in het verwerkingsregister worden opgenomen:

  • Naam en contactgegevens

Hieronder vallen de naam en contactgegevens van de organisatie (of de vertegenwoordiger daarvan) en eventueel naam en contactgegevens van 1) andere organisaties waarmee de organisatie gezamenlijk de doelen en middelen van de verwerking heeft vastgesteld, 2) de functionaris gegevensbescherming, als de organisatie die heeft aangesteld, 3) internationale organisaties waarmee de organisatie persoonsgegevens deelt.

  • Doeleinden

In het verwerkingsregister staat ook waarom – met welk doel – een organisatie de persoonsgegevens verwerkt. Denk aan: het bezorgen van producten of werving en selectie van personeel. De Autoriteit Persoonsgegevens raadt aan om hierbij ook de grondslag te vermelden, voor elk van de verwerkingen. Dit is niet verplicht, maar het helpt organisaties om aan de verantwoordingsplicht te voldoen.

  • Betrokkenen

Dit is een beschrijving van de categorieën van personen waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld klanten, prospects, medewerkers of patiënten.

  • Persoonsgegevens

Een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens die de organisatie verwerkt. Denk hierbij aan NAW-gegevens, e-mailadressen, telefoonnummers of IP-adressen.

  • Bewaartermijn

Organisaties mogen gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. In het verwerkingsregister wordt ook geregistreerd wanneer de organisatie de gegevens moet wissen (als dat bekend is).

  • Ontvangers

Een beschrijving van de categorieën van ontvangers aan wie de organisatie persoonsgegevens verstrekt.

  • Buiten EU

Als een organisatie persoonsgegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU, dan moet dit worden aangegeven in het verwerkingsregister.

  • Beveiliging

Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. In het verwerkingsregister moet daarom een algemene beschrijving worden opgenomen van de technische en organisatorische maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

 

Verwerker

Verwerkt een organisatie persoonsgegevens in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke? Dan is de organisatie verwerker en moet de onderstaande informatie in het verwerkingsregister worden opgenomen:

 

  • Naam en contactgegevens

Hieronder valt de naam en contactgegevens van de organisatie, of de vertegenwoordiger daarvan, of de verwerkingsverantwoordelijke. En eventueel de naam en contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming, als de organisatie die heeft aangesteld.

  • Verwerkingen

Dit is een beschrijving van de categorieën van verwerkingen die de verwerker in opdracht van iedere verwerkingsverantwoordelijke uitvoert.

  • Internationale doorgifte

Wanneer de verwerker persoonsgegevens deelt met internationale organisaties, dan moet dit in het register worden geregistreerd.

  • Buiten EU

Indien de verwerker persoonsgegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU, dan moet dit worden aangegeven in het verwerkingsregister.

  • Beveiliging

Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. In het verwerkingsregister moet daarom een algemene beschrijving worden opgenomen van de technische en organisatorische maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

 

Verantwoordingsplicht

De verantwoordingsplicht betekent dat een organisatie moet kunnen aantonen dat de verwerkingen van persoonsgegevens aan de regels van de AVG voldoen. Het verwerkingsregister is onderdeel van deze verantwoordingsplicht. Als de Autoriteit Persoonsgegevens daar om vraagt, moet een organisatie het verwerkingsregister kunnen verstrekken. De Autoriteit Persoonsgegevens kan een boete opleggen wanneer een organisatie geen verwerkingsregister heeft of wanneer deze niet aan de vormvereisten voldoet. 

 

Hulp bij privacy

Privacy Zeker helpt ondernemers met tools, documenten en begeleiding zodat zij kunnen voldoen aan de AVG. Eenvoudig en betaalbaar.

Privacy Trends 2024: Navigeren door de Data-explosie door AI

Met de exponentiële groei van AI komt ook een tsunami van data op ons af, en ondernemers staan voor de uitdaging om hier bewust en proactief mee om te gaan. In 2024 zullen privacykwesties in het bedrijfsleven een cruciale rol spelen. Laten we eens kijken naar vijf...

Boost je onderneming met Privacy Zeker Certificering! 🚀🔐

Privacy is niet alleen een buzzword; het is een cruciaal aspect van succesvol ondernemen. Met cyberdreigingen die constant evolueren, is het tijd om je bedrijf te wapenen met het Privacy Zeker certificaat. Waarom Privacy Certificering? 🔒 Vertrouwen Opbouwen:...

Het cruciale belang van bescherming van Niet-Digitale Persoonsgegevens

In de digitale wereld waarin we leven, staat de bescherming van persoonsgegevens centraal in discussies over privacy en beveiliging. Echter, het belang van het beschermen van niet-digitale persoonsgegevens mag niet over het hoofd worden gezien. Van papieren dossiers...

De Nieuwe Frontlinie: Privacy en Persoonsgegevens in het tijdperk van AI Marketing

In een tijdperk waarin technologische vooruitgang de norm is, staan privacy en de bescherming van persoonsgegevens op de voorgrond van maatschappelijke discussies. Een Nieuw Tijdperk van Bewustwording 2024 markeert een cruciaal keerpunt waarin mensen steeds bewuster...

Adviesraad kunstmatige intelligentie (AI) aanstaande

In de razendsnelle wereld van kunstmatige intelligentie (AI) is er een dringende behoefte aan onafhankelijk advies, en recente ontwikkelingen laten zien dat de overheid hierin een cruciale rol speelt. Met aangenomen moties van zowel de VVD als D66 staat de oprichting...

Privacy in de Digitale Euro: Europese Toezichthouders Benadrukken Verbeteringen

Onlangs hebben Europese privacytoezichthouders hun aandacht gericht op het ontwerp van de digitale euro, en hoewel ze positieve notities hebben gemaakt, benadrukken ze de noodzaak van verbeteringen, vooral met betrekking tot gegevensverwerking. De feiten spreken voor...

De AI Act en Privacy: Risico’s voor Ondernemers in de Wereld van Kunstmatige Intelligentie

In een tijdperk waarin technologie voortdurend evolueert, hebben kunstmatige intelligentie (AI) en privacykwesties steeds meer de schijnwerpers gekregen. Recentelijk heeft het Europees Parlement de zogenaamde AI Act aangenomen, een Europese wet die strenge regels...

Privacy in Gevaar: Generatieve AI Gebruikt Jouw Persoonsgegevens Zonder Toestemming

In de moderne wereld zijn gegevens de drijvende kracht achter innovatie, met generatieve kunstmatige intelligentie (AI) die steeds vaker wordt ingezet om nieuwe informatie te creëren, van tekst tot afbeeldingen en meer. Hoewel dit veelbelovend is, bestaat het gevaar...

De KNVB en de Losgeldbetaling: Achtergrond en Gevolgen

De Koninklijke Nederlandse Voetbalbond (KNVB) heeft recentelijk de krantenkoppen gehaald vanwege een opmerkelijk incident waarbij ze losgeld hebben betaald aan cybercriminelen. Deze gebeurtenis werpt licht op de complexe vraagstukken rond ransomware-aanvallen en de...

De Gevaren van Persoonsgegevensverwerking voor ZZP’ers bij Opdrachtgevers

Als zelfstandige zonder personeel (ZZP'er) die werkzaam is bij opdrachtgevers, is het cruciaal om bewust te zijn van de gevaren die gepaard gaan met de verwerking van persoonsgegevens van je opdrachtgever, met name bijzondere persoonsgegevens, en de mogelijke gevolgen...

Hoe werkt Privacy Zeker? Bekijk de video.