Verwerkingsregister

 

Het verwerkingsregister is een register van alle verwerkingsactiviteiten. Het bevat informatie over de persoonsgegevens die een organisatie verwerkt. Het opstellen en bijhouden van een verwerkingsregister is onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vaak een verplichte maatregel. Of een organisatie verplicht is om een verwerkingsregister op te stellen hangt af van de grootte van de organisatie en het type persoonsgegevens dat de organisatie verwerkt. In de praktijk blijkt dat organisaties vrijwel altijd verplicht zijn om een verwerkingsregister op te stellen.

 

Verplichting verwerkingsregister

Meer dan 250 medewerkers

Wanneer een organisatie meer dan 250 medewerkers heeft, is het verplicht om een verwerkingsregister op te stellen en bij te houden.

 

Minder dan 250 medewerkers

Voor organisaties met minder dan 250 medewerkers is een verwerkingsregister verplicht als één of meer van de volgende situaties op de organisatie van toepassing is:

  • De verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel. Vrijwel alle organisaties zijn verplicht om een verwerkingsregister op te stellen, want verwerkingen zijn bijna nooit incidenteel. Als een organisatie bijvoorbeeld de persoonsgegevens verwerkt van medewerkers, klanten of patiënten is dit structureel.
  • De organisatie verwerkt persoonsgegevens die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen (degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt).
  • De organisatie verwerkt bijzondere persoonsgegevens.

Hulp bij het verwerkingsregister?

Privacy Zeker helpt ondernemers met tools, registers, documenten en begeleiding zodat zij kunnen voldoen aan de AVG. Eenvoudig en betaalbaar.

 

 

Inhoud verwerkingsregister

Een organisatie mag zelf weten hoe het een register opstelt. De AVG schrijft wel voor welke informatie er in het register moet staan. De inhoud hangt af van de rol die de organisatie heeft met betrekking tot verwerken; verwerkingsverantwoordelijke of verwerker.

 

Verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer de organisatie verwerkingsverantwoordelijke is, dan moet volgens de AVG de onderstaande informatie in het verwerkingsregister worden opgenomen:

  • Naam en contactgegevens

Hieronder vallen de naam en contactgegevens van de organisatie (of de vertegenwoordiger daarvan) en eventueel naam en contactgegevens van 1) andere organisaties waarmee de organisatie gezamenlijk de doelen en middelen van de verwerking heeft vastgesteld, 2) de functionaris gegevensbescherming, als de organisatie die heeft aangesteld, 3) internationale organisaties waarmee de organisatie persoonsgegevens deelt.

  • Doeleinden

In het verwerkingsregister staat ook waarom – met welk doel – een organisatie de persoonsgegevens verwerkt. Denk aan: het bezorgen van producten of werving en selectie van personeel. De Autoriteit Persoonsgegevens raadt aan om hierbij ook de grondslag te vermelden, voor elk van de verwerkingen. Dit is niet verplicht, maar het helpt organisaties om aan de verantwoordingsplicht te voldoen.

  • Betrokkenen

Dit is een beschrijving van de categorieën van personen waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld klanten, prospects, medewerkers of patiënten.

  • Persoonsgegevens

Een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens die de organisatie verwerkt. Denk hierbij aan NAW-gegevens, e-mailadressen, telefoonnummers of IP-adressen.

  • Bewaartermijn

Organisaties mogen gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. In het verwerkingsregister wordt ook geregistreerd wanneer de organisatie de gegevens moet wissen (als dat bekend is).

  • Ontvangers

Een beschrijving van de categorieën van ontvangers aan wie de organisatie persoonsgegevens verstrekt.

  • Buiten EU

Als een organisatie persoonsgegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU, dan moet dit worden aangegeven in het verwerkingsregister.

  • Beveiliging

Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. In het verwerkingsregister moet daarom een algemene beschrijving worden opgenomen van de technische en organisatorische maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

 

Verwerker

Verwerkt een organisatie persoonsgegevens in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke? Dan is de organisatie verwerker en moet de onderstaande informatie in het verwerkingsregister worden opgenomen:

 

  • Naam en contactgegevens

Hieronder valt de naam en contactgegevens van de organisatie, of de vertegenwoordiger daarvan, of de verwerkingsverantwoordelijke. En eventueel de naam en contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming, als de organisatie die heeft aangesteld.

  • Verwerkingen

Dit is een beschrijving van de categorieën van verwerkingen die de verwerker in opdracht van iedere verwerkingsverantwoordelijke uitvoert.

  • Internationale doorgifte

Wanneer de verwerker persoonsgegevens deelt met internationale organisaties, dan moet dit in het register worden geregistreerd.

  • Buiten EU

Indien de verwerker persoonsgegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU, dan moet dit worden aangegeven in het verwerkingsregister.

  • Beveiliging

Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. In het verwerkingsregister moet daarom een algemene beschrijving worden opgenomen van de technische en organisatorische maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

 

Verantwoordingsplicht

De verantwoordingsplicht betekent dat een organisatie moet kunnen aantonen dat de verwerkingen van persoonsgegevens aan de regels van de AVG voldoen. Het verwerkingsregister is onderdeel van deze verantwoordingsplicht. Als de Autoriteit Persoonsgegevens daar om vraagt, moet een organisatie het verwerkingsregister kunnen verstrekken. De Autoriteit Persoonsgegevens kan een boete opleggen wanneer een organisatie geen verwerkingsregister heeft of wanneer deze niet aan de vormvereisten voldoet. 

 

Hulp bij privacy

Privacy Zeker helpt ondernemers met tools, documenten en begeleiding zodat zij kunnen voldoen aan de AVG. Eenvoudig en betaalbaar.

De meest voorkomende manieren van online fraude op een rijtje

Er zijn verschillende online fraude methodes die worden gebruikt door oplichters. Hier zijn enkele van de meest voorkomende: Phishing: dit is wanneer oplichters zich voordoen als legitieme bedrijven of organisaties om persoonlijke informatie van slachtoffers te...

Er is veel te doen over het BRP (Basisregistratie Personen) maar wat is deze instantie? En waarom bestaan ze?

De BRP (Basisregistratie Personen) is een databank met persoonsgegevens van personen die in Nederland wonen of gewoond hebben. Deze database wordt gebruikt door verschillende overheidsinstanties, zoals gemeenten en de Belastingdienst, om bijvoorbeeld...

LinkedIn en Instagram eisen privacyverklaring van bedrijven voor het werven van nieuwe klanten online.

Platforms zoals LinkedIn en Instagram vereisen dat bedrijven een privacyverklaring hebben voordat ze toegang krijgen tot hun advertentieprogramma's en andere functies voor leadgeneratie. In de nieuwe feature Leads bij bedrijfspagina's op Linkedin en Instagram krijgen...

10 feiten over de AVG Privacy wetgeving

Je hebt een nieuwe papiervernietiger nodig, USB sticks zijn verboden en je mag geen foto's maken in het openbaar! nee daar klopt niets van... Hier zijn 10 feiten over de AVG. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese wet die geldt sinds 25 mei...

Beter omgaan met privacy: 5 tips voor ondernemers

Samen met onze partner ABN AMRO helpen wij ondernemers met Cyber, Privacy en wetgeving. Om deze reden brengen wij regelmatig artikelen uit en bieden wij de klanten van ABN AMRO het gratis Privacy Start pakket aan. Naast ontzorging bij de AVG en Privacy kunnen onze...

Uitspraak Europees hof gaat leiden tot meer controle, boetes en verantwoordelijkheid voor ondernemers binnen de AVG

Bedrijven in de EU moeten specifiek aangeven aan welke partijen ze persoonsgegevens verkopen, volgens een uitspraak van het Europees Hof van Justitie. De uitspraak kwam tot stand in een zaak waarin een Oostenrijker zich beriep op artikel 15 van de AVG (Algemene...

Begrippenlijst Privacy en AVG

De privacywetgeving en de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) is doorspekt van ingewikkelde begrippen en jargon. Om deze reden hebben wij een begrippenlijst samengesteld voor iedere ondernemer die te maken heeft met de AVG. Persoonsgegevens: elk type...

5 Tips voor het beschermen van je online privacy

Met de groeiende digitalisering en het toenemend gebruik van internet, is het belangrijker dan ooit om te zorgen voor de bescherming van onze online privacy. Hier zijn vijf tips om je te helpen je persoonlijke informatie te beschermen: 5 tips Controleer je...

Hoe u uw persoonlijke gegevens kunt beschermen op openbare WiFi-netwerken

Privacy en WiFi Openbare WiFi-netwerken zijn een gemakkelijke en handige manier om verbinding te maken met het internet wanneer we onderweg zijn of wanneer we geen toegang hebben tot een privé-internetverbinding. Helaas kunnen deze netwerken ook een risico vormen voor...

De ernstige gevolgen van het enorme datalek bij Twitter

De gevolgen van een Datalek In een recente hack zijn ruim 200 miljoen mailadressen van Twitter-gebruikers op straat terechtgekomen. Dit kan grote gevolgen hebben voor de privacy van deze gebruikers. Volgens Privacy Zeker, de marktleider op het gebied van de Algemene...

Hoe werkt Privacy Zeker? Bekijk de video.