Verwerkingsregister

 

Het verwerkingsregister is een register van alle verwerkingsactiviteiten. Het bevat informatie over de persoonsgegevens die een organisatie verwerkt. Het opstellen en bijhouden van een verwerkingsregister is onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vaak een verplichte maatregel. Of een organisatie verplicht is om een verwerkingsregister op te stellen hangt af van de grootte van de organisatie en het type persoonsgegevens dat de organisatie verwerkt. In de praktijk blijkt dat organisaties vrijwel altijd verplicht zijn om een verwerkingsregister op te stellen.

 

Verplichting verwerkingsregister

Meer dan 250 medewerkers

Wanneer een organisatie meer dan 250 medewerkers heeft, is het verplicht om een verwerkingsregister op te stellen en bij te houden.

 

Minder dan 250 medewerkers

Voor organisaties met minder dan 250 medewerkers is een verwerkingsregister verplicht als één of meer van de volgende situaties op de organisatie van toepassing is:

  • De verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel. Vrijwel alle organisaties zijn verplicht om een verwerkingsregister op te stellen, want verwerkingen zijn bijna nooit incidenteel. Als een organisatie bijvoorbeeld de persoonsgegevens verwerkt van medewerkers, klanten of patiënten is dit structureel.
  • De organisatie verwerkt persoonsgegevens die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen (degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt).
  • De organisatie verwerkt bijzondere persoonsgegevens.

Hulp bij het verwerkingsregister?

Privacy Zeker helpt ondernemers met tools, registers, documenten en begeleiding zodat zij kunnen voldoen aan de AVG. Eenvoudig en betaalbaar.

 

 

Inhoud verwerkingsregister

Een organisatie mag zelf weten hoe het een register opstelt. De AVG schrijft wel voor welke informatie er in het register moet staan. De inhoud hangt af van de rol die de organisatie heeft met betrekking tot verwerken; verwerkingsverantwoordelijke of verwerker.

 

Verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer de organisatie verwerkingsverantwoordelijke is, dan moet volgens de AVG de onderstaande informatie in het verwerkingsregister worden opgenomen:

  • Naam en contactgegevens

Hieronder vallen de naam en contactgegevens van de organisatie (of de vertegenwoordiger daarvan) en eventueel naam en contactgegevens van 1) andere organisaties waarmee de organisatie gezamenlijk de doelen en middelen van de verwerking heeft vastgesteld, 2) de functionaris gegevensbescherming, als de organisatie die heeft aangesteld, 3) internationale organisaties waarmee de organisatie persoonsgegevens deelt.

  • Doeleinden

In het verwerkingsregister staat ook waarom – met welk doel – een organisatie de persoonsgegevens verwerkt. Denk aan: het bezorgen van producten of werving en selectie van personeel. De Autoriteit Persoonsgegevens raadt aan om hierbij ook de grondslag te vermelden, voor elk van de verwerkingen. Dit is niet verplicht, maar het helpt organisaties om aan de verantwoordingsplicht te voldoen.

  • Betrokkenen

Dit is een beschrijving van de categorieën van personen waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld klanten, prospects, medewerkers of patiënten.

  • Persoonsgegevens

Een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens die de organisatie verwerkt. Denk hierbij aan NAW-gegevens, e-mailadressen, telefoonnummers of IP-adressen.

  • Bewaartermijn

Organisaties mogen gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. In het verwerkingsregister wordt ook geregistreerd wanneer de organisatie de gegevens moet wissen (als dat bekend is).

  • Ontvangers

Een beschrijving van de categorieën van ontvangers aan wie de organisatie persoonsgegevens verstrekt.

  • Buiten EU

Als een organisatie persoonsgegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU, dan moet dit worden aangegeven in het verwerkingsregister.

  • Beveiliging

Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. In het verwerkingsregister moet daarom een algemene beschrijving worden opgenomen van de technische en organisatorische maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

 

Verwerker

Verwerkt een organisatie persoonsgegevens in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke? Dan is de organisatie verwerker en moet de onderstaande informatie in het verwerkingsregister worden opgenomen:

 

  • Naam en contactgegevens

Hieronder valt de naam en contactgegevens van de organisatie, of de vertegenwoordiger daarvan, of de verwerkingsverantwoordelijke. En eventueel de naam en contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming, als de organisatie die heeft aangesteld.

  • Verwerkingen

Dit is een beschrijving van de categorieën van verwerkingen die de verwerker in opdracht van iedere verwerkingsverantwoordelijke uitvoert.

  • Internationale doorgifte

Wanneer de verwerker persoonsgegevens deelt met internationale organisaties, dan moet dit in het register worden geregistreerd.

  • Buiten EU

Indien de verwerker persoonsgegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU, dan moet dit worden aangegeven in het verwerkingsregister.

  • Beveiliging

Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. In het verwerkingsregister moet daarom een algemene beschrijving worden opgenomen van de technische en organisatorische maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

 

Verantwoordingsplicht

De verantwoordingsplicht betekent dat een organisatie moet kunnen aantonen dat de verwerkingen van persoonsgegevens aan de regels van de AVG voldoen. Het verwerkingsregister is onderdeel van deze verantwoordingsplicht. Als de Autoriteit Persoonsgegevens daar om vraagt, moet een organisatie het verwerkingsregister kunnen verstrekken. De Autoriteit Persoonsgegevens kan een boete opleggen wanneer een organisatie geen verwerkingsregister heeft of wanneer deze niet aan de vormvereisten voldoet. 

 

Hulp bij privacy

Privacy Zeker helpt ondernemers met tools, documenten en begeleiding zodat zij kunnen voldoen aan de AVG. Eenvoudig en betaalbaar.

Waarom hebben Pinautomaten nog steeds geen 2FA beveiliging?

Amsterdam 28-09-2022 Pinpas fraude is een groot probleem. Criminelen gaan steeds geraffineerder  te werk, de schade is enorm en loopt in de honderdduizenden Euro’s. Privacy en cyber adviesorganisatie Privacy Zeker maakt zich hard voor een betere beveiliging door...

De beste, makkelijke en vooral gratis tips om je te beschermen tegen cyber criminelen (TIP1/ 2FA)

Privacy Zeker, de marktleider in privacy en AVG diensten voor de zakelijke markt geeft ondernemers gratis tips over hoe zij zich eenvoudig, makkelijk en met name gratis kunnen beschermen tegen cybercriminelen. Iedereen die met een computer werkt is potentieel...

Veruit de meeste beveiligingslekken hebben direct of indirect te maken met persoonsgegevens en hiermee ook de AVG.

Samen met onze verzekerings partner ABN AMRO helpen wij ondernemers met zaken die te maken hebben met Privacy, AVG en Cybersecurity in combinatie met verzekeringen. Cybercrime wordt steeds heviger en de premies van cyber verzekeringen stijgen. Door te voldoen aan...

Dan hoor je het een keer van een ander!

De AP ( Autoriteit Persoonsgegevens) heeft onderstaande video gemaakt.Een video waar wij als Nederlands grootste AVG dienstverlener voor de zakelijke markt heel erg blij mee zijn. Goed omgaan met persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Daar horen de juiste...

Privacy Zeker ondersteunt ZO Collectief

Met trots kondigen wij aan dat Privacy Zeker het nieuwe Platform ZO Collectief ondersteunt. Met de ondersteuning van Zo Collectief geven organisaties aan dat zij transparante en eerlijke belangenbehartiging voor ondernemers belangrijk vinden.   Zo Collectief...

Krijg je snel een AVG / Privacy boete? (video uitleg)

De toezichthouder mag zeer hoge geldboetes uitdelen aan organisaties die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) overtreden. In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de toezichthouder. De maximale boete bedraagt maximaal € 20.000.000 of 4% van de...

AVG, Cyberverzekering en Privacycertificaat vanaf 19,- per maand

Datalek, cybercrime ,privacywetgeving beveiligen van persoonsgegevens. er is veel te regelen voor ondernemers.naast de wetgeving is er altijd het gevaar van cybercrime, dataverlies en onzorgvuldig handelen van personeel. Natuurlijk is er adequate beveiliging nodig...

Het verhaal van Rickey Gevers (slachtoffer en dader van Cybercrime)

Wat als je slachtoffer wordt van hackers? Hackers kunnen computers en systemen volledig overnemen. Dit overkwam ook Rickey Gevers met zijn website waarneming.nl. Alle informatie werd door een hacker verwijderd. Rickey verdiepte zich volledig in de werking en werd zelf...

Nieuw! Gratis cyberverzekering bij Privacy Zeker ZZP abonnement

Privacy Zeker biedt zzp'ers vanaf vandaag (1 maart 2022) een gratis cyberverzekering binnen het Privacy Zeker ZZP abonnement. Sinds 2016 is Privacy Zeker actief voor het MKB en zelfstandig ondernemers met privacy- en AVG diensten. Om onze klanten extra voordeel en...

Veilig oversteken, eerst de AVG dan de rest.

Voor Cyber komt altijd Privacy Feit: Cybercrime bestaat! Cybercrime is overal en iedereen kan slachtoffer worden, geen speld tussen te krijgen. Om deze reden is het verstandig om de juiste maatregelen te nemen. Nog beter is het om deze maatregelen ook in de goede...

Hoe werkt Privacy Zeker? Bekijk de video.