Verwerkingsregister

 

Het verwerkingsregister is een register van alle verwerkingsactiviteiten. Het bevat informatie over de persoonsgegevens die een organisatie verwerkt. Het opstellen en bijhouden van een verwerkingsregister is onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vaak een verplichte maatregel. Of een organisatie verplicht is om een verwerkingsregister op te stellen hangt af van de grootte van de organisatie en het type persoonsgegevens dat de organisatie verwerkt. In de praktijk blijkt dat organisaties vrijwel altijd verplicht zijn om een verwerkingsregister op te stellen.

 

Verplichting verwerkingsregister

Meer dan 250 medewerkers

Wanneer een organisatie meer dan 250 medewerkers heeft, is het verplicht om een verwerkingsregister op te stellen en bij te houden.

 

Minder dan 250 medewerkers

Voor organisaties met minder dan 250 medewerkers is een verwerkingsregister verplicht als één of meer van de volgende situaties op de organisatie van toepassing is:

  • De verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel. Vrijwel alle organisaties zijn verplicht om een verwerkingsregister op te stellen, want verwerkingen zijn bijna nooit incidenteel. Als een organisatie bijvoorbeeld de persoonsgegevens verwerkt van medewerkers, klanten of patiënten is dit structureel.
  • De organisatie verwerkt persoonsgegevens die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen (degene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt).
  • De organisatie verwerkt bijzondere persoonsgegevens.

Hulp bij het verwerkingsregister?

Privacy Zeker helpt ondernemers met tools, registers, documenten en begeleiding zodat zij kunnen voldoen aan de AVG. Eenvoudig en betaalbaar.

 

 

Inhoud verwerkingsregister

Een organisatie mag zelf weten hoe het een register opstelt. De AVG schrijft wel voor welke informatie er in het register moet staan. De inhoud hangt af van de rol die de organisatie heeft met betrekking tot verwerken; verwerkingsverantwoordelijke of verwerker.

 

Verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer de organisatie verwerkingsverantwoordelijke is, dan moet volgens de AVG de onderstaande informatie in het verwerkingsregister worden opgenomen:

  • Naam en contactgegevens

Hieronder vallen de naam en contactgegevens van de organisatie (of de vertegenwoordiger daarvan) en eventueel naam en contactgegevens van 1) andere organisaties waarmee de organisatie gezamenlijk de doelen en middelen van de verwerking heeft vastgesteld, 2) de functionaris gegevensbescherming, als de organisatie die heeft aangesteld, 3) internationale organisaties waarmee de organisatie persoonsgegevens deelt.

  • Doeleinden

In het verwerkingsregister staat ook waarom – met welk doel – een organisatie de persoonsgegevens verwerkt. Denk aan: het bezorgen van producten of werving en selectie van personeel. De Autoriteit Persoonsgegevens raadt aan om hierbij ook de grondslag te vermelden, voor elk van de verwerkingen. Dit is niet verplicht, maar het helpt organisaties om aan de verantwoordingsplicht te voldoen.

  • Betrokkenen

Dit is een beschrijving van de categorieën van personen waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld klanten, prospects, medewerkers of patiënten.

  • Persoonsgegevens

Een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens die de organisatie verwerkt. Denk hierbij aan NAW-gegevens, e-mailadressen, telefoonnummers of IP-adressen.

  • Bewaartermijn

Organisaties mogen gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. In het verwerkingsregister wordt ook geregistreerd wanneer de organisatie de gegevens moet wissen (als dat bekend is).

  • Ontvangers

Een beschrijving van de categorieën van ontvangers aan wie de organisatie persoonsgegevens verstrekt.

  • Buiten EU

Als een organisatie persoonsgegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU, dan moet dit worden aangegeven in het verwerkingsregister.

  • Beveiliging

Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. In het verwerkingsregister moet daarom een algemene beschrijving worden opgenomen van de technische en organisatorische maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

 

Verwerker

Verwerkt een organisatie persoonsgegevens in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke? Dan is de organisatie verwerker en moet de onderstaande informatie in het verwerkingsregister worden opgenomen:

 

  • Naam en contactgegevens

Hieronder valt de naam en contactgegevens van de organisatie, of de vertegenwoordiger daarvan, of de verwerkingsverantwoordelijke. En eventueel de naam en contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming, als de organisatie die heeft aangesteld.

  • Verwerkingen

Dit is een beschrijving van de categorieën van verwerkingen die de verwerker in opdracht van iedere verwerkingsverantwoordelijke uitvoert.

  • Internationale doorgifte

Wanneer de verwerker persoonsgegevens deelt met internationale organisaties, dan moet dit in het register worden geregistreerd.

  • Buiten EU

Indien de verwerker persoonsgegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EU, dan moet dit worden aangegeven in het verwerkingsregister.

  • Beveiliging

Organisaties moeten de persoonsgegevens die ze verwerken goed beveiligen. In het verwerkingsregister moet daarom een algemene beschrijving worden opgenomen van de technische en organisatorische maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beveiligen.

 

Verantwoordingsplicht

De verantwoordingsplicht betekent dat een organisatie moet kunnen aantonen dat de verwerkingen van persoonsgegevens aan de regels van de AVG voldoen. Het verwerkingsregister is onderdeel van deze verantwoordingsplicht. Als de Autoriteit Persoonsgegevens daar om vraagt, moet een organisatie het verwerkingsregister kunnen verstrekken. De Autoriteit Persoonsgegevens kan een boete opleggen wanneer een organisatie geen verwerkingsregister heeft of wanneer deze niet aan de vormvereisten voldoet. 

 

Hulp bij privacy

Privacy Zeker helpt ondernemers met tools, documenten en begeleiding zodat zij kunnen voldoen aan de AVG. Eenvoudig en betaalbaar.

10 quick wins voor privacy bescherming: praktische gids voor MKB-ondernemers

Niet elke privacymaatregel hoeft veel tijd en geld te kosten. Met enkele eenvoudige en snel te implementeren stappen kunnen MKB-ondernemers direct hun privacybescherming verbeteren. Deze quick wins helpen om direct actie te ondernemen en een solide basis te leggen...

AI, voorbij de hype – Een inspirerende blik op de toekomst van kunstmatige intelligentie

Nu (AI) steeds meer verweven raakt met ons dagelijks leven, biedt het boek "AI, voorbij de hype" van Aaron Mirck een verhelderende en genuanceerde kijk op de impact van AI op de samenleving, de arbeidsmarkt en het onderwijs. Privacy Zeker is er trots op om bijgedragen...

Ontdek de Voordelen van Privacy Zeker: Uw Partner in AVG-Naleving voor het MKB

In het huidige digitale tijdperk is het beheren van gegevensprivacy een essentiële verantwoordelijkheid voor elk bedrijf, groot en klein. Voor MKB-bedrijven kan het echter een bijzondere uitdaging zijn om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming...

Nieuwe EU-Wetgeving en de Gevolgen voor MKB en Zelfstandige Ondernemers

De recente wijzigingen in de EU-wetgeving op het gebied van data en privacy brengen aanzienlijke veranderingen met zich mee voor het MKB en zelfstandige ondernemers. Deze doelgroep moet zich tijdig voorbereiden om aan de nieuwe regels te voldoen en om negatieve...

Waarom ondernemers het risico van datascraping niet kunnen negeren: feiten, risico’s en best practices

Scraping is het automatisch verzamelen en opslaan van informatie van het internet. Scraping door private partijen en particulieren is vrijwel nooit toegestaan. Dat stelt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in een nieuwe handreiking. Die partijen kunnen in de praktijk...

Cirqll: Een verfrissende en authentieke aanpak in CRM-Systemen voor de privacy bewuste ondernemer

In de hedendaagse digitale economie is het voor ondernemers essentieel om te beschikken over robuuste, veilige en gebruiksvriendelijke tools die niet alleen de bedrijfsvoering vereenvoudigen maar ook voldoen aan strikte privacyregelgeving. Cirqll, een toonaangevende...

45.000 euro boete voor het plaatsen van een foto van je kind op Social Media?

In onze huidige samenleving is het online delen van persoonlijke informatie alomtegenwoordig geworden. Dit geldt met name voor ouders die foto's en gegevens van hun kinderen delen, een fenomeen bekend als "sharenting". Dit artikel belicht de risico's en gevolgen van...

Datalekken Melden: Waarom Het Cruciaal Is Voor Jouw Onderneming

In het licht van recente gegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens, die meer dan 25.000 datalekken in Nederland rapporteerden in 2023, is het voor MKB en zelfstandig ondernemers meer dan ooit cruciaal om de ernst van datalekken te begrijpen en passende maatregelen...

Doe de gratis AI AVG Privacy check!

Of je het nu wilt of niet, Je organisatie krijgt te maken met AI (artificial intelligence) . Met AI die steeds verder in ons zakelijke landschap doordringt, is het cruciaal om niet alleen de huidige regelgeving zoals de AVG na te leven, maar ook voorbereid te zijn op...

Waakzaamheid tijdens de Feestdagen: Bescherm jezelf tegen Cybercriminaliteit

De feestdagen zijn een tijd van vreugde, samenzijn en het vieren van bijzondere momenten. Maar helaas is het ook een tijd waarin cybercriminelen actiever worden, gebruikmakend van de feestelijke sfeer om mensen te misleiden. Phishingaanvallen, waarbij kwaadwillenden...

Hoe werkt Privacy Zeker? Bekijk de video.