Als coach heb je een unieke en waardevolle rol in het leven van je coachees. Je helpt hen met persoonlijke groei, carrièreontwikkeling en soms ook met diepgaande persoonlijke kwesties. Hierbij krijg je te maken met veel vertrouwelijke informatie. Het is daarom van cruciaal belang dat je als coach goed op de hoogte bent van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de impact hiervan op jouw werk. In deze blog bespreken we met welke persoonsgegevens je te maken hebt, de risico’s van het niet naleven van de AVG, en hoe je kunt omgaan met bijzondere persoonsgegevens en de gegevens van minderjarigen.
Welke persoonsgegevens verzamel je als coach?
Als coach verzamel je verschillende soorten persoonsgegevens van je coachees, zoals:
- Naam, adres en contactgegevens: Basisinformatie die nodig is voor communicatie.
- E-mailadressen en telefoonnummers: Voor afspraken en opvolging.
- Geboortedatum: Voor administratieve doeleinden en soms voor gerichte coaching.
- Financiële gegevens: Voor facturering en betalingen.
- Notities en verslaglegging van sessies: Hierin kunnen gevoelige gegevens staan over persoonlijke situaties, doelen en voortgang.
Bijzondere persoonsgegevens en minderjarigen
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die extra gevoelig zijn en daarom een strengere bescherming vereisen. Dit kan onder andere gaan om:
- Gezondheidsinformatie: Bijvoorbeeld als je coachees begeleidt bij stressmanagement of burn-out.
- Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen: Als dit relevant is voor de coaching.
- Gegevens van minderjarigen: Als je jongeren coacht, gelden er extra strikte regels. Toestemming van ouders of wettelijke vertegenwoordigers is meestal vereist.
Gevolgen van niet voldoen aan de AVG
Het niet naleven van de AVG kan ernstige gevolgen hebben, zoals:
- De AVG is een wettelijke verplichting: Als eigenaar ben je hiervoor dus persoonlijk verantwoordelijk
- Reputatieschade: Het lekken van gevoelige informatie kan het vertrouwen van je coachees schaden en je reputatie ernstig aantasten.
- Juridische gevolgen: Coachees kunnen juridische stappen ondernemen als hun privacy wordt geschonden.
Hoe bescherm je de gegevens van de coachees?
- Beveiliging: Zorg voor goede beveiligingsmaatregelen zoals versleutelde opslag, sterke wachtwoorden en beveiligde communicatiemiddelen.
- Toestemming: Vraag altijd expliciet toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens, zeker als het om bijzondere persoonsgegevens gaat.
- Transparantie: Informeer je coachees duidelijk over welke gegevens je verzamelt, waarom, en hoe je deze beschermt.
- Minimale gegevensverwerking: Verzamel alleen de gegevens die je echt nodig hebt voor de coaching.
- Rechten van betrokkenen: Zorg ervoor dat je coachees hun rechten kunnen uitoefenen, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens.
Conclusie
Als coach draag je een grote verantwoordelijkheid voor de privacy van je coachees. Door je te houden aan de AVG bescherm je niet alleen de gegevens van je coachees, maar bouw je ook vertrouwen op en voorkom je mogelijke juridische en financiële problemen. Neem de tijd om je privacybeleid op orde te krijgen en blijf jezelf informeren over de beste praktijken op het gebied van gegevensbescherming. Zo kun je met een gerust hart blijven doen waar je goed in bent: mensen begeleiden naar een betere versie van zichzelf.
Blijf Privacy Zeker, ook als coach!