De Autoriteit Persoonsgegevens krijgt regelmatig vragen van werkgevers over welke gegevens hij mag verwerken van een zieke werknemer. De AVG beschermt de privacy van mensen en dus ook van werknemers. In geval van een zieke medewerker mag de werkgever geen vragen stellen over de aard en oorzaak van een ziekte. Waarom mag dit niet? En wat mag er dan wel?
Bijzondere persoonsgegevens
Mensen hebben het recht om informatie over hun gezondheid zo veel mogelijk voor zichzelf te houden. De AVG beschouwt gegevens over iemands gezondheid als bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens worden door de wet extra beschermd. In de meeste gevallen is het verwerken van bijzondere persoonsgegevens zelfs verboden.
Ongelijkwaardige relatie
Het lijkt misschien onattent om als werkgever niet te vragen wat een zieke werknemer mankeert. Maar omdat de werknemer onder het gezag van de werkgever staat, en de relatie dus ongelijkwaardig is, kan de werknemer zich verplicht voelen om te antwoorden. Daarom zijn er juist op de werkvloer een aantal specifieke regels over het vastleggen van informatie bij ziekte.
Wat mag een werkgever niet vragen?
Het is wettelijk niet toegestaan om als werkgever de werknemer naar de aard en oorzaak van een ziekte te vragen. Dit is gevoelige, persoonlijke informatie. Ook als een werknemer spontaan informatie deelt met de werkgever over zijn/haar ziekte mag de werkgever dit in principe niet registreren. Alleen de bedrijfsarts of arbodienst mag deze medische gegevens verwerken.
De Autoriteit Persoonsgegevens wijst erop dat een werkgever slechts in hele uitzonderlijke situaties informatie over de gezondheid van een werknemer in zijn personeelsdossier mag opnemen. Bijvoorbeeld in het geval van epilepsie zodat collega’s weten wat ze moeten doen in het geval van een aanval.
Wat mag een werkgever wel vragen?
Een werkgever mag alleen vragen en registreren wat noodzakelijk is voor de werkgever om te weten. Wanneer een werknemer zich ziek meldt, is het voor een werkgever noodzakelijk om informatie te hebben waarmee hij kan bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden van de betreffende werknemer. En informatie om te laten beoordelen of het loon moet worden doorbetaald.
Het is voor een werkgever belangrijk om te weten hoe lang de medewerker denkt dat zijn/haar afwezigheid gaat duren, maar het is niet noodzakelijk om te weten wat iemand heeft en waardoor dat komt. De volgende vragen mag een werkgever in ieder geval wél stellen.
1: Waar is iemand bereikbaar tijdens de ziekmelding?
2: Hoe lang verwacht iemand ziek te blijven?
3: Welke lopende werkzaamheden en afspraken zijn er?
Kijk hier voor alle vragen die een werkgever mag stellen.
Zakelijke e-mail checken
Ook mag een werkgever de zakelijke e-mail van een zieke werknemer checken als dat nodig is. De werkgever heeft er namelijk belang bij dat het werk van de zieke werknemer doorgaat. Het checken van de zakelijke e-mails moet dan wel noodzakelijk zijn. Wanneer er een andere, minder ingrijpende, manier is om te zorgen dat het werk doorgaat, dan moet daarvoor gekozen worden.
Arbodienst of bedrijfsarts
De arbodienst of bedrijfsarts mag wel vragen naar de aard en de oorzaak van de ziekte, maar mag alleen de noodzakelijke gegevens doorgeven aan de werkgever. De informatie die nodig is om de loondoorbetaling te beoordelen en de informatie die de werkgever nodig heeft in het kader van de verzuimbegeleiding of re-integratie.
Kort samengevat zijn dat de volgende gegevens:
- De mate van arbeidsongeschiktheid
- De verwachte duur van de arbeidsongeschiktheid
- De functionele beperkingen
- De mogelijke aanpassingen in het kader van de re-integratie
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens
De AVG legt de verantwoordelijkheid bij bedrijven om goed om te gaan met persoonsgegevens van bijvoorbeeld klanten en medewerkers. Zorg dus dat je je privacyzaken goed op orde hebt. Privacy Zeker helpt ondernemers met tools, documenten en begeleiding zodat zij kunnen voldoen aan de AVG. Eenvoudig en betaalbaar. Klik op de button voor meer informatie.