Hoe kunnen we helpen?
Het privacyreglement is één van de juridische documenten die je van ons krijgt. Het is belangrijk dat duidelijk is wat het privacyreglement is, waarom het belangrijk is en wat jij er als organisatie mee moet.
Wat is een privacyreglement?
In het privacyreglement worden bezoekers van websites, klanten, zakelijke relatie, werknemers en andere betrokkenen geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden verzameld en met welk doel deze persoonsgegevens worden verzameld. Een bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt moet transparant zijn over wat zij doen met die persoonsgegevens. Dit is een wettelijke verplichting.
Moeten mensen akkoord gaan met mijn privacyreglement?
Nee, dat hoeft niet. De wetgeving vereist dat jij transparant bent over de manier waarop je met persoonsgegevens omgaat. Jouw privacyreglement moet dus goed vindbaar zijn. Mensen hoeven er echter niet mee in te stemmen. Voldoende is als ze het kunnen lezen.
Hoe deel ik het privacyreglement?
Betrokkenen hoeven dus niet akkoord te gaan met jouw privacyreglement. Ze moeten het wel kunnen lezen. In de AVG is niet geregeld hoe je dit moet doen. Het privacyreglement moet voor iedere betrokkene beschikbaar en makkelijk vindbaar zijn. Er bestaan veel mogelijkheden om het privacyreglement te delen. Welke manier je kiest, is aan jou, zo lang het maar beschikbaar en makkelijk vindbaar is. De meest gangbare mogelijkheden zijn de volgende:
- Via jouw website. Meestal gebeurt het informeren van personen via een aparte pagina op de website met daarop het privacyreglement. Deze pagina moet door bezoekers eenvoudig kunnen worden gevonden, meestal staat de link of knop onderaan de website.
- Per e-mail. Je kunt al je bestaande klanten en andere betrokkenen een e-mail sturen over het privacyreglement en waar dat te vinden is. Je kunt een nieuwe versie van het privacyreglement delen via een nieuwsbrief of hier een aparte mail aan wijden. Je kan er ook voor kiezen om het privacyreglement in een link toe te voegen aan de standaard handtekening onder je e-mail.
- Via de algemene voorwaarden. Als jij je algemene voorwaarden op een bepaalde manier overhandigt aan je klant (digitaal of op papier), kun je daar direct het privacyreglement aan toevoegen. Zorg wel dat het twee aparte bestanden blijven. Op deze manier lopen de twee niet in elkaar over. Hierdoor blijven de twee documenten juridisch juist.