Hoe werk ik AVG veilig op het werk?
De AVG is sinds 25 mei 2018 van kracht. Deze wetgeving verplicht ondernemers om op een veilige manier om te gaan met persoonsgegevens. Om deze reden hebben wij een paar praktische tips opgesteld om ook op het werk privacy veilig te werken.
Sluit je computer af wanneer je de werkplek verlaat.
Ook al is het maar voor heel even. Maak hier een gewoonte van, je zult zien dat het na een paar dagen automatisch gaat. Je kunt ook nearlock gebruiken. Deze handige tool sluit je computer af als je wegloopt van je computer met je telefoon.
Laat geen printjes liggen.
Mensen printen graag. Maar vaak zonder daadwerkelijk aantoonbare reden. E-mails en agenda’s worden geprint en van alles en nog wat slingert rond op de werkplek. Dit is een hoog risico voor een datalek. Met name is het onverstandig om iets te printen en dit vervolgens een tijdje op de printer te laten liggen op kantoor. Vaak hebben meerdere collega’s toegang tot dezelfde printer.
Kantoor op slot.
Heb je een eigen kantoor/ruimte? Sluit deze dan af wanneer je voor langere tijd weg gaat. Heb je dit niet, zorg er dan voor dat je bureau altijd opgeruimd is en er geen papieren blijven liggen.
Mail niet meerdere mensen in CC (carbon copy).
Dit komt jammer genoeg nog heel vaak voor maar is al snel een datalek. Wil je mail versturen naar meerdere mensen tegelijk? Gebruik dan een bijvoorbeeld mailchimp of zet alle mailadressen in de BCC (blind carbon copy) op die manier kunnen de ontvangers niet elkaars e-mailadres zien.
Zet je printer niet op straat.
Professionele printers hebben een harde schijf. Deze harde schijf slaat op wat je print of kopieert. Zorg er dus altijd voor dat de harde schijf uit de printer is wanneer je toe bent aan een nieuwe.
Controleer het mailadres.
Wanneer je persoonsgegevens mailt controleer dan altijd of het mailadres correct is. Veel mailprogramma’s vullen automatisch een mailadres in wanneer je begint met typen. Een foutje zit in een klein hoekje.
Gesprekken in het openbaar.
Voer geen privacy gevoelige gesprekken in het openbaar. Denk hierbij aan het openbaar vervoer of flexplekken. Je wilt zelf ook niet dat bijvoorbeeld je advocaat je zaak behandelt in de trein.
Wie mag wat.
Niet iedere medewerker hoeft toegang te hebben tot persoonsgegevens. Bepaal dus bij medewerkers welke gegevens zij wel of niet kunnen inzien.
Intekenlijst.
Vaak zie bij de receptie van kantoren intekenlijsten liggen, ook dat zijn persoonsgegevens. Laat deze lijsten dus niet zomaar rondslingeren. Beter is het om de bezoekers deze lijst helemaal niet te laten zien.