Verwerken

Verwerken is een ruim begrip. We zullen je hier in dit artikel meer inzicht in geven. Hiervoor leggen we je uit wat verwerken is en wanneer je mag verwerken.

Wat valt onder verwerken?

Verwerken is een zeer ruim begrip. Onder verwerken valt het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen van persoonsgegevens. Alles wat je dus kan doen met persoonsgegevens valt onder de definitie ‘verwerken’.

Wat valt niet onder verwerken?

Stel, je zit in een werkomgeving bij een opdrachtgever en je mag hard-copy dossiers inzien. Ben je dan persoonsgegevens die in het dossier staan aan het verwerken? Nee. Het louter inzien van gegevens, terwijl je ze niet kan of mag opslaan of bewerken, valt niet onder het begrip verwerken. Een ander voorbeeld: je ontvangt dossier via de e-mail. Je kan op die manier de dossiers inzien. Je verwerkt dan wél persoonsgegevens: het dossier met de persoonsgegevens is opgeslagen in jouw e-mailbox.

Rechtmatige verwerkingsgronden

Persoonsgegevens mogen niet altijd verwerkt worden. Je hebt hier een verwerkingsgrondslag voor nodig die voorkomt in de AVG. Je mag geen persoonsgegevens verwerken als deze niet door de AVG zijn goedgekeurd. Je kunt gebruikmaken van de volgende verwerkingsgronden:

• Overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang
• Wettelijke verplichting
• Vitale belangen
• Algemeen belang
• Toestemming

Overeenkomst

Je mag persoonsgegevens verwerken als je deze nodig hebt voor de overeenkomst. Je hebt vaak bepaalde persoonsgegevens nodig om de overeenkomst op te stellen. Hierbij kun je denken aan een naam, een handtekening en een adres. Daarnaast heb je vaak bepaalde persoonsgegevens nodig om de overeenkomst uit te kunnen voeren. Hierbij kun je aan diezelfde persoonsgegevens denken. De overeenkomst is de rechtmatige verwerkingsgrond voor deze noodzakelijke persoonsgegevens. Let wel: je mag alleen de persoonsgegevens verwerken op grond van de overeenkomst die hiervoor daadwerkelijk noodzakelijk zijn.

Gerechtvaardigd belang

Als je een gerechtvaardigd belang hebt, kun je mogelijk op grond hiervan persoonsgegevens verwerken. Je moet dan met een aantal zaken rekening houden: noodzakelijkheid en de belangen van de betrokkene.

Het is een vereiste dat de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is voor jouw gerechtvaardigd belang. We spreken van noodzakelijkheid als er echt geen andere manier is om jouw belang te behartigen.

Het is daarnaast een vereiste dat jouw belang zwaarder weegt dan het belang van de betrokkene. Je zult hier een belangenafweging in moeten maken. Je kunt bijvoorbeeld stellen dat jouw belang zwaarder weegt als je geen grove inbreuk maakt op de rechten van een betrokkene. Daarnaast zul je altijd een bewaartermijn moeten hebben en niet meer verwerken dan noodzakelijk is.

Het is van belang dat je goed kunt onderbouwen waarom er sprake is van een gerechtvaardigd belang.

Wil je sparren over het gerechtvaardigd belang voor jouw onderneming? Neem dan contact op met de Helpdesk!

Wettelijke verplichting

De wet stelt in sommige gevallen vast dat je voor bepaalde werkzaamheden bepaalde persoonsgegevens moet verwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inschrijven van bestuurders in het register van de KVK of het uitvoeren van een cliëntonderzoek vanwege de Wwft. Als er voor jouw onderneming een dergelijke wettelijke verplichting is, is dit ook gelijk jouw rechtmatige verwerkingsgrondslag.

Vitale belangen

Er is sprake van een vitaal belang op het moment dat er een essentieel belang is voor de gezondheid of het leven van iemand én iemand geen toestemming kan geven. Als deze situatie zich voordoet, kun je de persoonsgegevens van de betrokkene verwerken op grond van het vitale belang.

Het is van belang dat je goed kunt beargumenteren waarom er sprake is van een vitaal belang.

Algemeen belang

Als je persoonsgegevens moet verwerken voor het uitoefenen van je publieke taak, kan er sprake zijn van een algemeen belang. Deze taak moet wettelijk zijn vastgelegd. Deze grondslag verschilt met het gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigd belang gaat in tegenstelling tot het algemeen belang niet over een publieke taak. Let wel: je hoeft geen bestuursorgaan te zijn om persoonsgegevens te kunnen verwerken op grond van het algemeen belang! Zodra jouw taak wettelijke is vastgelegd en deze het publieke belang dient, kun jij je beroepen op het algemeen belang.

Toestemming

De laatste rechtmatige verwerkingsgrond is toestemming. Deze verwerkingsgrond staat heel bewust onderaan. Veelal wordt gedacht dat toestemming de meest voor de hand liggende verwerkingsgrond is. Dit is niet waar. Het is een van de meest lastige verwerkingsgronden die de AVG biedt.

Toestemming moet een bewuste en geïnformeerde keuze zijn van de betrokkene. Dit betekent dat je het niet af kunt dwingen. Je moet daarnaast altijd aan kunnen tonen dat je toestemming hebt voor de specifieke verwerking. Een mondelinge toezegging is daarmee lastig te gebruiken voor de grondslag.

Meer lezen over toestemming? Lees hier meer.