Hoe kunnen we helpen?
Een kopie van een identiteitsbewijs is een gevoelig persoonsgegeven. Dit houdt in dat de kopie alleen gemaakt mag worden zodra hier een wettelijke grondslag voor is.
Wat mag ik als werkgever doen met het identiteitsbewijs van mijn werknemers?
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om een kopie of scan van het identiteitsbewijs van het personeel op te nemen in de loonadministratie. Je mag een kopie of scan maken op het moment dat een werknemer bij je in dienst komt. Op deze manier kun je later aantonen dat je werknemer zich goed gelegitimeerd heeft en dat hij of zij legaal in Nederland was. Dit betekent dat je de kopie niet in de sollicitatieprocedure mag maken, maar pas als je de betrokkene hebt aangenomen als werknemer. Je bent verplicht de kopieën voorhanden te hebben bij controles op de werkvloer. Uit de kopie moeten de aard en het nummer van het identiteitsbewijs blijken. De kopie moet je ten minste 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidsovereenkomst is beëindigd.
Mag ik als inlener of aannemer een kopie maken van het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemer?
Nee. Je mag geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemer. Wil je de identiteit van een ingeleende werknemer aantonen? Bijvoorbeeld omdat je de identiteit van een uitzendkracht moet aantonen bij de Belastingdienst? Dan mag je geen kopie of scan maken. Je kunt de identiteit van de ingeleende werknemer op een andere manier aantonen. Dit kan dat door de volgende gegevens bij te houden:
– Naam, adres- en woonplaatsgegeven(s);
– Geboortedatum;
– Specificatie van gewerkte uren;
– Nationaliteit;
– Soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur;
– Naam adres- en woonplaats van de uitlener en het inschrijvingsnummer van de uitlener bij; de Kamer van Koophandel.
Wanneer de ingeleende werknemer op de eerste dag begint, controleer je het originele identiteitsbewijs en neemt de gegevens over.