Boekhouders en administratiekantoren

Ik ben een boekhouder of accountant. Ben ik een verwerker?

Administratie- of accountantskantoren krijgen van hun klanten vaak de vraag of zij verwerker zijn en of er een verwerkersovereenkomst getekend of opgesteld kan worden. Ben je als boekhouder of accountant verwerker? Een aantal factoren kunnen erop wijzen dat je verwerker bent. Deze zullen hierna worden behandeld. We raden je aan eerst de definitie van en de toelichting bij verwerker te bekijken.

Voor boekhouders en administratiekantoren geldt het volgende:

• Voor alle werkzaamheden waarbij geen persoonsgegevens worden verwerkt geldt vanzelfsprekend dat je geen verwerker bent. Dit is bijvoorbeeld het geval als je uitsluitend bedrijfsgegevens verwerkt.
• Je bent verwerker als je in opdracht van een ander persoonsgegevens verwerkt. Toegespitst op een administratiekantoor zijn de volgende situaties voorbeelden van verwerkerschap: salarisadministratie, aanbieder van een cloudservice etc.
• Een andere factor die mee kan spelen is de mate van expertise die nodig wordt geacht bij het geven van de opdracht. Indien je als boekhouder of accountant jouw expertise toepast bij het uitvoeren van de opdracht ben je sneller verwerkingsverantwoordelijke dan wanneer je slechts een tool aanbiedt en verder geen specifieke werkzaamheden verricht. Toegespitst op een administratiekantoor is de volgende situatie een voorbeeld van verwerkingsverantwoordelijkheid: het samenstellen of controleren van een jaarrekening.

De Autoriteit Persoonsgegevens verwijst in het kader van dit onderwerp door naar de brancheorganisaties. Het NBA geeft bijvoorbeeld een overzicht van de types opdrachten en wanneer je daarbij als accountant verwerker bent.

We benadrukken dat de vraag of je verwerker bent altijd afhankelijk is van de omstandigheden van het geval, hetgeen de Autoriteit Persoonsgegevens bevestigt. Als de Autoriteit Persoonsgegevens gaat handhaven en er jurisprudentie ontstaat, komt er hopelijk meer duidelijkheid. Het antwoord op de vraag blijft echter afhankelijk van de situatie. Bij twijfel raden wij aan om jouw situatie telefonisch met ons te bespreken, zodat we je gericht advies kunnen geven.

Kan het kwaad om alsnog een verwerkersovereenkomst af te sluiten?

Nee. Het kan geen kwaad om een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Deze moet uiteraard voldoen aan de wettelijke voorwaarden. We raden je aan om bij twijfel eerst contact op te nemen met onze Helpdesk, zodat je de verwerkersovereenkomst niet voor niets opstelt en afsluit.